Formål
Prosedyre er utarbeidet for å kartlegge ansvarsfordelingen mellom Dokumenttjenesten og arkivansvarlig for de ulike fagsystemene som er knyttet opp mot Visma samhandling arkiv (VSA). Rutinen ivaretar også kvalitetssikring for de elektroniske arkivdelene med dokumentproduksjon fra enhetene.
Omfang
VSA er en NOARK5-godkjent arkivkjerne, og ble tatt i bruk i 2018. Se dokumenthåndtering i fagsystemene i arkivplan for detaljert dokumentasjon.
Det er i fagsystemene satt kriterier for hva som er arkivverdig/bevaringsverdig dokumentasjon som overføres til arkivkjernen VSA ved gitte statuser/ferdigstillelse.
IKA Møre og Romsdal er vårt elektroniske arkivdepot og mottar uttrekk fra VSA for langtidsoppbevaring av arkivverdig dokumentasjon.
Ansvar
Dokumenttjenesten er ansvarlig for å overvåke arkivkjernen VSA, og at selve dokumentutvekslingen kjører som normalt mot fagsystemene.
Dokumenttjenesten overvåker journalpostene ”ikke-arkiverte” og overvåker ukentlig jevn dokumentflyt, samt at servicen kjører mot fagsystemene.
Systemansvarlige i fagsystemene har rollen ”arkivpersonell” i VSA, som kun har lesetilgang mot egen arkivdel. Det er i tillegg muligheter å se noenlunde tilsvarende status i selve fagsystemene, det er beskrevet nærmere i enhetenes egne rutiner.
Dokumenttjenesten rapporterer avvik til systemansvarlig/arkivansvarlig ved enhet. Arkivansvarlig ved enhet har dialog opp mot intern IT og leverandør dersom fagsystemet ikke avleverer dokumenter til arkivkjernen som normalt.
Dokumenttjenesten har ansvar for periodisering i VSA og for å regelmessig overføre arkivpakker til arkivdepot fra de ulike arkivdelene.
Datafangst og kvalitetssikring
Arkiverte dokumenter
Viser en oversikt over ferdige dokumenter fra fagsystemet
Ikke-arkiverte dokumenter
Denne typen dokumenter dreier seg om dokumenter som er i produksjon. De ferdigstilles som regel ved at det settes en ferdigdato på dokumentet.
Feilsituasjoner
De mest kjente feilsituasjonene er:
- Unormal mengde av ikke-arkiverte dokumenter
- Avvik meldes systemansvarlig som må sjekke opp årsaken til problemet. Dersom en saksbehandler ”slurver” med å avslutte/ferdigstille dokumenter, så vil antallet vokse.
- Servicen kjører ikke
- IT kontaktes for teknisk bistand
- Oppgraderinger
- Ved oppgradering av fagsystemet og/eller VSA skal Dokumenttjenesten kontaktes, og en ekstra sjekk gjennomføres da dette kan påvirke integrasjonen.