Ansvar og fullmakter

Ansvar og myndighet for arkivtjenesten. (PDF, 184 kB)

Personopplysningsloven, har som formål «å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger.»

Virksomhetens øverste administrative leder er behandlingsansvarlig. I kommunen er dette kommunedirektøren. Den behandlingsansvarlige er den som har bestemmelsesrett over personopplysningene, som bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som skal brukes for å oppnå formålet. Det er imidlertid naturlig at enhetsleder har ansvaret for oppfylling av den behandlingsansvarlige sine plikter (kalt daglig ansvar i meldeskjemaet).

Den behandlingsansvarlige skal sørge for at personopplysningene som blir behandla:

• bare blir behandlet når det er tillatt etter §§ 8 og 9 i Personopplysningslova
• bare blir benyttet til angitte formål som er saklig begrunnet i virksomheten til den behandlingsansvarlige 
• ikke senere blir benyttet til formål som ikke er i samsvar med det opprinnelige formålet med innsamlingen, uten at den registrerte samtykker
• er tilstrekkelige og relevante for formålet med behandlingen
• er korrekte og oppdaterte, og ikke blir lagret lenger enn det som er nødvendig ut i fra formålet med behandlingen

Meldeplikt eller konsesjonsplikt?
Den nye personopplysningsloven med personvernforordning avskaffer ordningen med meldeplikt og som hovedregel krav til forhåndsgodkjenning (konsesjon) fra Datatilsynet.

Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS sitt ansvar (Depot)

Rindal kommune er medlem av IKA Møre og Romsdal IKS (IKAMR) og får derfor utført arkivfaglige tjenester gjennom dette medlemskapet. Dette er tjenester som omfavner alt fra arkivdanning til ordning av eldre kommunale arkiver.

I avtalen kommunen har med IKAMR er også depotansvaret for eldre og avsluttede arkiver lagt til IKAMR. Denne ordningen innebærer at kommunen fortsatt har eiendomsretten til det avleverte materialet. Det er IKAMR som er ansvarlig for at kommunens arkiver i depotet er ordnet, katalogisert og vedlikeholdt. Etter forespørsel fra kommunen skal IKAMR sørge for tilgang til deponert materiale ved krav om innsyn, materialet blir oversendt kommunen pr. e-post/SvarUt/brevpost ut ifra hvilket materiale dette gjelder.

IKAMR skal arbeide for at arkivmateriale fra medlemmene eller slikt materiale som disse tar ansvar for, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forsking og andre administrative og kulturelle formål, i samsvar med arkivlova. Som ledd i dette skal selskapet i samråd med medlemmene arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtjenester i kommunene.

Oppgaver som ligger til IKAMR sitt arbeidsfelt er:

• kurse og rettlede i lover som vedrører arkiv
• ta del i den faglige og teknologiske utviklingen som er innenfor området informasjonsbehandling og arkivarbeid
• gi råd og rettledning i spørsmål som knytter seg til elektroniske arkiv, både i forhold til daglig bruk og langtidslagring
• utarbeide og iverksette kommunale arkivplaner
• kurse og rettlede i bruk av kommunale arkivnøkler
• være depotinstitusjon for medlemmene sitt konsesjonspliktige arkivmateriale
• spore opp, ordne, registrere og katalogisere eldre kommunalt arkivmateriale
• gi råd og ha tilsyn med arkivlokale

Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) kan gi forskrifter om behandling, bevaring, ordning av og tilsyn med kommunens og fylkeskommunens arkiv. (Kommuneloven § 30)

Riksarkivaren har veilednings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlig sektor.

Datatilsynet er et offentlig norsk kontrollorgan som har ansvar for at personvern og sikkerhet er ivaretatt i behandling av digitale dataregistre. Tilsynet skal holde seg orientert om bruken av personregistre, gi råd om personvern og datasikring, kontrollere at lovgivningen blir fulgt og føre oversikt over eksisterende personregistre.

Statsarkivet i Trondheim dekker fylkene Møre og Romsdal, Trøndelag og Nordland. Statsarkivet er en del av arkivverket. Institusjonen har tilsyn med arkivforholdene i den offentlige forvaltningen innen sitt distrikt. Institusjonen bistår offentlig forvaltning med råd og rettleiing.